Fungsi Controlling (Pengendalian) dalam Manajemen

Fungsi Controlling dalam Manajemen

Pengertian Controlling atau pengendalian adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasn sering juga dimaknai dengan pengendalian, yaitu proses penentuan apa yang ingin dicapai, apa yang sedang dilakukan, menilai pelaksanaan dna bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yang selaras dengan standar.

Hasbullah (2005: 3) menyatakan bahwa pengawasan merupakan fungsi yang harus dilakukan manajer untuk memastikan bahwa anggota melakukan aktivitas yang akan membawa organisasi ke arah tujuan yang ditetapkan. Pengawasan yang efektif membantu usaha-usaha kita untuk mengatur pekerjaan yang direncanakan dan memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan tersebut berlangsung sesuai dengan rencana.

Sementara itu, Soegito (2013: 34) menjelaskan bahwa fungsi pengawasan meliputi penentuan standar, supervisi dan mengukur pelaksanaan terhadap standar dan memberikan keyakinan bahwa tujuan organisasi tercapai. Pengawasan sangat erat kaitannya dengan perencanaan, karena melalui pengawasan efektivitas manajemen dapat diukur.

Sementara itu Wukir (2013: 34) berpendapat bahwa isilah controlling seringkali diartikan sebagai pengawasan atau pengendalian. Penggunaan istilah pengendalian dan pengawasan seringkali tumpang tindih. Perbedaan pengendalian dan pengawasan terletak pada wewenangnya, pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki pengawas. Pengawas hanya sebatas memberikan saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali. Pengendalian merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengendalian.

Purwanto (2006: 73) menyatakan bahwa pengendalian dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut.

1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Wukir (2013: 35) berpendapat bahwa pada dasarnya pengendalian dilakukan untuk meningkatkan akuntabilitas dan ketebukaan. Pengendalian dilakukan untuk memperbarui rencana, untuk melindungi aset organisasi dari inefisiensi dan pemborosan serta untuk menghargai kinerja karyawan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses pengendalian yaitu menetapkan standar kinerja dengan jelas dalam bentuk bilagan atau jumlah, mengukur kinerja dengan memperhatikan faktor kecukupan dan ketepatan waktu informasi, membandingkan hasil aktual dengan standar yang telah ditetapkan untuk kinerja tersebut dan melakukan aksi korektif ketika dibutuhkan.

Dari berbagai penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam fungsi controlling antara laian :

1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang munkin ditemukan
3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Read More

Fungsi Actuating (Pelaksanaan) dalam Manajemen

Fungsi Actuating dalam Manajemen

Pelaksanaan (actuating) merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (2010:62). Actuating juga dimaknai sebagai upaya untuk membuat semua anggota organisasi agar mau beekrja sama untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian yang telah ditetapkan.

Sementara itu, Soegito (2013: 33) berpendapat bahwa fungsi actuating identik dengan fungsi menggerakkan yaitu menggambarkan bagaimana manajer mengarahkan dan mempengaruhi para bawahan, bagaimana orang lain melaksanakan tugas yang esensial dengan menciptakan suasana yang menyenangkan untuk bekerjasama.

Senada dengan pendapat di atas, Purwanto (2006: 62) menyatakan bahwa penggerakan merupakan upaya untuk membuat semua anggota organisasi agar mau bekerja sama dan beekrja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan  sesuai dengan perencanaan  dan usaha-usaha pengorganisasian. Pokok-pokok permasalahan dalam fungsi penggerakan meliputi perilaku manusia, motivasi, kepemimpinan dan komunikasi.

Sedangkan Wukir (2013: 33) lebih memilih istilah pengarahan yaitu penyatuan orang-orang dengan organisasi untuk memperoleh kerja sama mereka dalam mencapai tujuan. Hal ini juga berarti memberikan instruksi, membimbing, dan menginspirasi orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuannya.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan beberapa kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam fungsi actuating antara lain :

1. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
2. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan yang menjadi bagiannya
3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Read More

Fungsi Organizing (Pengorganisasian) dalam Manajemen

Organizing (Perencanaan)

Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatankegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil

Wukir (2013: 30) mengemukakan bahwa pengorganisasian secara sederhana merupakan suatu tindakan pengaturan elemen-elemen menurut satu atau lebih aturan. Dari konsep ini dapat dipahami bahwa semua hal yang dapat dikatakan terorganisir adalah ketika semua elemennya memiliki aturan atau tempat yang tepat. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan apa target yang akan dicapai.

Robbins dalam Wukir (2013: 30) memandang pengorganisasian sebagai suatu fungsi untuk mengumpulkan sumber daya , menetapkan urutan penggunaan sumber daya dan membuat struktur  tugas-tugas untuk memenuhi tujuan organisasi. Dalam hal ini pengorganisasian berkaitan dengan penentuan tugas-tugas apa yang harus diselesaikan, bagaimana pengelompokan tugas-tugas, siapa yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas tersebut dan siapa yang akan membuat keputusan mengenai tugas-tugas tersebut.

Pengorganisasian sebagai proses membagi kerja ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan mengalokasikan sumber daya, serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi (Fatah, 2008: 71).

Sementara itu, Soegito (2013: 33) menyatakan bahwa fungsi pengorganisasian meliputi penentuan fungsi, hubungan dan struktur. Fungsi berupa tugas-tugas yang dibagi ke dalam fungsi garis, staf dan fungsional. Hubungan terdiri atas tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan strukturnya dapat horisontal dan vertikal. Semua itu untuk memperlancar alokasi sumber daya dengan kombinasi yang tetap untuk mengimplementasikan rencana.

Wukir (2013: 32) menyatakan bahwa terdapat lima langkah yang dapat dilakukan dalam proses pengorganisasian, yaitu

1. Melakukan tinjauan ulang terhadap tujuan dan sasaran. Hal ini akan menentukan jenis kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. 
2. Penentuan kegiatan yang meilbatkan persiapan dan analisa kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Kegiatan ini misalnya rekrutmen, pelatihan, pengajaran dan pencatatan untuk sekolah.
3. Membuat klasisikasi dan pengelompokan kegiatan menjadi unit kerja yang lebih kecil. Hal ini akan membantu pelaksanaan organisasi dan pengawasan.
4. Penugasan kerja dan penempatan sumber daya yang meibatkan penugasan personil yang tepat untuk jenis pekerjaan yang tepat.
5. Evaluasi hasil berupa umpan balik dari hasil yang dicapai sehingga dapat membantu menentukan apakah strategi suatu organisasi dapat terlaksana dengan baik dan kemudia dapat membantu menentukan apakah diperlukan suatu perubahan.

Dari berbagai penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan oleh suatu lembaga dalam fungsi organizing yaitu

1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung Jawab
3. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Read More

Fungsi Planning (Perencanaan) dalam Manajemen

Planning (Perencanaan)

Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang. Perencanaan juga mencakup fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dan alternatif yang ada.

Wukir (2013: 24) menambahkan bahwa perencanaan merupakan alat pertama dalam proses manajemen. Secara sederhana, perencanaan merupakan cara rasional dan sistematik dalam meramalkan masa depan sebuah organisasi atau merupakan sebuah proses dalam persiapan menghadapi perubahan dengan merumuskan tindakan di masa depan.

Sementara itu, Purwanto (2006: 48) menyatakan bahwa perencanaan merupakan pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur, program, yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

Dari berbagai pendapat tersebut jelas bahwa perencanaan merupakan pemikiran logis dalam membuat tujuan dan membuat keputusan-keputusan mengenai apa-apa yang perlu dipenuhi guna mencapai tujuan organisasi. Perencanaan merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Melalui perencanaan, dapat dipelajari apa yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi dan kemudian dapat membuat keputusan untuk menjamin kebijakan internal, peraturan dan kinerja, struktur, produk  dan pengeluaran yang bisa sejalan dengan hasil yang ingin dicapai. Usman (2009: 47-48) mengemukakan beberapa tujuan dari perencanaan sebagai berikut

1. Standar pengawasan untuk mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya) baik kualifikasi maupun kuntitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan. 
6. Mendeteksi hambatan kesulitan yang akan ditemui.
7. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

Desler dalam Wukir (2013: 26) mengemukakan bahwa agar perencanaan menghasilkan rencana yang baik, konsisten dan realistis maka kegiatan perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini.

1. Buat tujuan sejelas mungkin. Tujuan dan sasaran harus dapat dicapai, masuk akal, padat dan jelas.
2. Buat perkiraan yang akurat. Data dan kegiatan yang akurat merupakan hal krusial bagi setiap proses perencanaan.
3. Melibatkan subordinat dalam perencanaan untuk membantu dalam menjamin kepemilikan dan penerimaan rencana oleh pelaksana.
4. Rencana yang efektif harus berdasarkan informasi yang benar dan asumsi yang pantas.
5. Buat rencana yang fleksibel dimana kemajuan suatu rencana harus berada dalam review yang kontinu sehingga dapat diperbaiki jika dibutuhkan perubahan.

Perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut :

1. Logis dan Rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.
2. Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif. Artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.
3. Fleksibel. Artinya, perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat diubah seenaknya.
4. Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
5. Realistis, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan yaitu

1. Menetapkan tujuan dan target bisnis
2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
3. Menentukan sumber daya yang diperlukan
4. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan target bisnis

Read More

4 Fungsi Manajemen Menurut Terry (POAC)

Empat Fungsi Manajemen (POAC)

Ada banyak sekali fungsi manajemen yang disampaikan oleh para ahli di bidang ilmu manajemen. Salah satunya adalah Therry. Terry (2010: 9) berpendapa bahwa fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan). Fungsi-fungsi manajemen strategi tersebut secara garis besar dapat dipaparkan seperti berikut ini.

Planning (Perencanaan) 
Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang. Perencanaan juga mencakup fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dan alternatif yang ada.

Organizing (Pengorganisasian)
Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatankegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer (Terry & Rue, 2010: 82). Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil

Actuating (Pelaksanaan) 
Pelaksanaan (actuating) merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (2010:62). Actuating juga dimaknai sebagai upaya untuk membuat semua anggota organisasi agar mau beekrja sama untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian yang telah ditetapkan.

Controlling (Pengendalian)
Pengertian Controlling atau pengendalian adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasn sering juga dimaknai dengan pengendalian, yaitu proses penentuan apa yang ingin dicapai, apa yang sedang dilakukan, menilai pelaksanaan dna bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yang selaras dengan standar.

Keempat fungsi manajemen di atas kemudian lebih dikenal dengan istilah fungsi manajemen POAC yang merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating dan Controlling.

Read More

Fungsi-fungsi Manajemen Menurut para Ahli

Fungsi Manajemen

Terdapat berbagai macam fungsi manajemen yang dirumuskan oleh para ahli. Berbagai rumusan fungsi manajemen tersebut ternyata terdapat perbedaan-perbedaan yang disebabkan oleh perbedaan latar belakang para ahli sehingga pendekatan yang digunakan tidak sama.

Penyebab lain karena ada perbedaan terminologi diantara para ahli yang menyangkut konsep yang sama (Purwanto, 2006: 46). Berikut ini disajikan beberapa rumusan fungsi manajemen yang disampaikan oleh para hali.

Fayol (dalam Purwanto, 2006: 46) secara sederhana merumuskan fungsi manajemen strategi menjadi lima fungsi penting yaitu planning (merencanakan), organizing (mengorganisasikan), commanding (memerintahkan), coordinating (mengkordinasikan) dan controling (mengontrol).

Sedangkan fungsi yang lebih terperinci disampaikan oleh Gullick (dalam Purwanto, 2006: 46) yang membagi fungsi manajemen menjadi tujuh fungsi, yaitu planning, organizing, starffing, directing, coordinating, reporting, dan budgeting.

Sementara itu, Lee (dalam Purwanto, 2006: 46) sependapat dengan Fayol. Ia merumuskan fungsi manajemen lebih ringkas menjadi lima fungsi, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan.

Pendapat berbeda disampaikan oleh Terry (2010: 9), fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan).

Read More